Quel est le coût réel : établir le budget d’exposition

Publié le : 2016-03-16 08:42:55
Catégories : Capsules conseils de Jeff Garceau

Ce que vous devez savoir à propos du budget d’exposition  

    • Comment différencier entre les dépenses régulières de marketing et celles d’une exposition

    • Le stand constitue la plus grande dépense initiale, mais les frais continus de marketing d’exposition dépasseront facilement ce coût initial

    • Établissez votre budget et suivez votre rendement du capital investi (RCI)

    • N’oubliez pas d’inclure les frais d’exposition, les frais sur place, et ceux d’administration quand vous préparez votre budget

Un budget d’exposition précis

 Les compagnies devraient établir un budget de marketing d’exposition soutenable qui comprend tous les frais associés. Cela dit, il n’est pas toujours aussi évident qu’il paraît de séparer les dépenses courantes de marketing de celles de l’exposition, d’où l’importance d’établir un budget détaillé et précis. Le stand constitue la plus grande dépense initiale, mais au long terme les frais d’exposition la dépasseront de façon significative. En établissant votre budget, évaluez votre capacité de payer ces frais année après année, et réfléchissez à l’impact de réduire votre présence. Dans certaines industries, le fait de devoir se retirer ou diminuer sa présence à une exposition est plus coûteux que de ne pas y avoir participé.

Étabir votre budget d’exposition

 Établir un budget vous permet de calculer votre vrai rendement du capital investi (RCI). Vous devriez tenir compte des frais de marketing avant et après le salon professionnel, des frais de voyagement, de logement et de divertissement, en plus des dépenses reliées au transport, à la manutention, à la main-d’oeuvre, à l’électricité et à la moquette, qui peuvent coûter cher. La plupart des compagnies I & D estimeront le nombre d’heures de travail à partir d’un dessin envoyé par télécopieur, et les transporteurs baseront leurs frais sur les dimensions et le poids du stand fourni par le fabricant. N’oubliez pas de budgeter également pour de petits dégâts éventuels subis lors du transport ou pendant le montage/démontage répétitif du stand. Fiez-vous à votre bon sens afin de déterminer si vous pouvez réutiliser l’emballage du stand ou pas, puisque les vibrations de la route et le claquement du chariot élévateur peuvent l’endommager.

 

La durée de vie moyenne d’un stand est de trois ans et il faut en tenir compte dans vos calculs. Si vous le gardez moins longtemps, sa valeur ne sera pas amortie, mais si vous le gardez plus longtemps, il paraîtra usé ou démodé. Considérez l’exemple suivant : un acheteur potentiel qui participe à six salons professionnels par an hésite entre deux stands de 20X20 qui coutent le même prix. Le premier stand pèse la moitié du deuxième, lui permettant d’économiser des frais de transport et de manutention, tandis que le deuxième peut être monté beaucoup plus vite que le premier, lui permettant d’économiser sur la main-d'oeuvre. De plus, le deuxième peut être plus facilement emballé, ce qui lui permettrait de l’utiliser jusqu’à 20 % de plus, ou au moins d’assurer un meilleur prix de revente. Il faut bien réfléchir à tous ces points avant de prendre sa décision. Votre conseiller de salon professionnel peut vous aider à calculer les dépenses pour chaque exposition.

 

Calculer les dépenses de votre budget

 

Lorsque vous établissez votre budget d’exposition, considérez les frais d’exposition, d’administration et ceux sur place. Les frais sur place et les frais d’administration peuvent être calculés grâce aux formulaires fournis par la Direction du salon professionnel. Les tarifs varient selon le salon et ne comprennent pas les frais de voyagement, les restaurants, l’hôtel, les dépenses promotionnelles ni les paies régulières.

 

Coût de l’exposition  

  • Coût du stand

  • Nombre d’utilisations

  • Poids/emballage

Frais sur place

  • Espace du stand

  • Location de scanneur codes à barres

  • Mobilier et plantes

  • Équipement audiovisuel

  • Plancher/moquette  

Services

  • Manutention ( mouvement de va-et-vient du matériel entre la plate-forme de chargement et le stand).

  • L’électricité/l’électricien

  • Internet/téléphone

  • Décorateur

  • Main d’oeuvre pour I & D (installation et démontage)

  • Nettoyage du stand

  • Sécurité du stand

Établir un budget précis et le comparer aux dépenses réelles est la meilleure façon de suivre et de gérer votre investissement à une exposition. Si vous vendez des produits à un salon de détail, il est facile de calculer les revenus et de les comparer aux dépenses afin de savoir votre rendement du capital investi (RCI). S’il s’agit plutôt d’un salon de prospection, de choix de marque et de positionnement dans le marché, il est plus difficile de calculer votre RCI. D’autres avantages peuvent être difficiles à mesurer, mais sont également importants. Ces avantages non tangibles peuvent être directs ou indirects et les marketeurs d’exposition recherchent des indices subtils de ces rendements et les comparent aux coûts associés de ne pas exposer.

 

Jeff Garceau

Directeur Marketing et Expert en expositions

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Sincères remerciements à Mel White

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